Page 14 - Tennis LIVE, 29. Jahrgang, Ausgabe 3

Das richtige Team ist entscheidend

Was passiert auf und neben dem Platz

Für eure Saisoneröffnung ist das richtige Team entscheidend. In unseren
Hilfestellungen Tipps zur Organisation findet ihr eine Auflistung von wichtigen Rollen in
eurem Organisationsteam. Achtet darauf, dass euer Team nicht zu groß ist und alle
Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind. Folgende Themen und Aufgaben sollten aufgeteilt
werden:

 Projektleitung – Wer hat welche Aufgaben, wie ist der Stand des Projekts? Weiß jede*r,
was zu tun ist? In welcher Form und wie regelmäßig sollten Informationen im gesamten
Team ausgetauscht werden? Wie können aktuelle Corona-Verordnungen eingehalten
werden?
 Planung des Programms – Was passiert auf und neben dem Platz? Einige Aktionsideen
findet ihr hier.
 Sponsorenakquise und -betreuung – Welche Partner sprechen wir wie an? Wie können
wir passende Partner für unsere Aktion gewinnen? Unsere Tipps zur
Sponsorengewinnung findet ihr hier.
 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit – Wie können wir möglichst viele Menschen auf
unsere Saisoneröffnung aufmerksam machen? Erläuterungen zur Pressearbeit findet
ihr hier.
 Anlage und Material – Wie machen wir unsere Anlage schick für die Besucher*innen?
Welches Material wird auf und neben dem Platz benötigt?
 Catering – Welches Essen und welche Getränke bieten wir an? Welcher Caterer oder
welche Mitglieder können uns unterstützen? Wie organisieren wir den Verkauf?
 Hygiene- und Sicherheitskonzept – Welche Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen
müssen eingehalten werden? Welche Vorschriften gibt es? Wie leitet ihr die
Besucher*innen auf eure Anlage? Welches Hygienematerial benötigt ihr?

Die richtige Zeit- und Finanzplanung

Organisiert vor der Saisoneröffnung regelmäßige Treffen (auch Digital) ein, um euch über
den aktuellen Stand verschiedener Projektaufgaben auszutauschen. Für euren Aktionstag
selbst solltet ihr Zeiten der unterschiedlichen Programmpunkte festlegen. Beachtet hier auch
aktuelle Corona-Verordnungen in eurem Bundesland. Plant den Aktionstag aufgrund der
aktuellen Corona-Pandemie für verschiedene Daten und rechnet mit verschiedenen Szenarien,
unter anderem wie viele Besucher zu dem Zeitpunkt auf eure Anlage dürfen.

Ein Finanzplan ist nötig, um am Ende nicht von einer Kostenexplosion überrascht zu werden.
„Welche Ausgaben kommen auf den Verein zu?“ und „Kann man kostendeckend arbeiten?“
sind Fragen, die im Vorfeld geklärt werden sollten.